A variedade de casos. A orde de formación

Todos os documentos tras a súa execución deben agruparse no caso. O termo "negocio" Segundo gusto 51141-98 debe ser entendido dun único documento ou conxunto de documentos que se relacionan cunha determinada dirección da organización e colocadas nun cartafol separado. Para a formación correcta, almacenamento e rexistro de casos en cada organización debe anualmente (tendo en conta os cambios no ambiente externo e interno) compoñentes Asuntos Nomenclatura, o que é esencial para unha rápida procura de documentos.

Cando formando os asuntos de calquera unidade debe ser guiada polos requisitos do sistema estatal unificado de mantemento de rexistros. As principais disposicións establécense no gusto 51141-98, os principais documentos do Departamento do Goberno ruso Arquivos, directrices arquivar corpos, listas de materiais documentais. É imperativo para cumprir con as palabras de almacenamento de documentos e arquivos. Unha organización cunha estrutura complexa e moitas funcións en cada departamento e en toda a organización aplicar os principios uniformes de documentos organización, formación e casos de indexación. Polo tanto equipo Nomenclatura Departamento de Asuntos, servizo de calidade, calquera outra unidade estrutural ou a organización debe ser formado tendo en conta as necesidades de documentos normativos.

No primeiro paso é identificar os problemas e as categorías de documentos, que incluirán os casos Nomenclatura Unidade ou organización. Debemos proceder a partir da necesidade de cubrir toda a cantidade de documentación como crear e recibir. Cando ve os novos temas non contempladas na Nomenclatura, é necesario facer adicións. Asuntos de formulario nomenclatura permitirá actualizar oportuna lo. Polo tanto, cando os asuntos de indexación deben proporcionar a posibilidade de novos índices e eliminar substituír índices anteriormente asignados casos xa formados. Pasando negocios inacabado transitar á seguinte gama ano desde a conservación do número orixinal.

Título de cada caso debe ser clara e divulgada totalmente a composición do caso e do contido dos documentos que están situados aquí. Nun cartafol debe estar o índice e da vida útil do caso. Consolidación dos casos se realiza en base ao nominal, por exemplo, peticións, protocolos, instrucións e así por diante. Casos se pode configurar en detalle, por exemplo, a correspondencia cun determinado xornalista, correspondencia para a subministración de materias primas, a correspondencia cos xornalistas, combinada dende o territorio, e así por diante.

Cando os documentos agrupación debe prestar atención aos termos do seu almacenamento. non poden ser combinados nun documentos caso de almacenamento temporal e permanente ou distintos períodos de almacenamento. Non se permite a inclusión no proxecto de empresa, documentos irrelevantes ou opcións copias multiplicadas. Na formación de asuntos debe ser verificado en presenza de todas as sinaturas de documentos e espazo axeitado.

Asuntos de indexación ea orde de prioridade debe ser feita en orde de importancia. O primeiro describe os documentos máis importantes (ordes, regulamentos ou outros documentos administrativos). A nomenclatura dos asuntos deberán conter índices e posicións de cousas, os termos e condicións de almacenamento, a fin de evacuación. A variedade de casos aprobados pola orde establecida na organización e acordados co director do Arquivo do Estado da zona. Ao final do ano na nomenclatura emitido rexistro final mostra o número de casos que foron abertos durante o ano en cada categoría. Presentación de casos de arquivo ou eliminación dos casos de almacenamento temporal permanente (no caducidade) é conducida de acordo co establecido pola Instrución sobre Office obra da organización dereita.